Het Safety Team: veiligheid op het werk bij Solid Talent

Veiligheid op het werk is van onschatbare waarde voor Solid Talent. Daarom richtten we een eigen in-house Safety Team in van drie specialisten die de lijnen uitzetten voor een veilige werkomgeving.

De directie van Solid Talent hecht veel belang aan veiligheid op de werkvloer. Het Safety Team komt daarom elke week samen met als doel de risico’s te managen, problemen te voorkomen en indien nodig op te lossen.

Het Safety Team is fulltime responsief om de veiligheid op de werkvloer te garanderen. Daarom greep het team meteen in om Solid Talent door de coronaciris te loodsen. En dat hebben ze fantastisch goed gedaan!

Daarom zetten we hen in de kijker. Wie zijn ze? En vooral: wat doen ze?

Wie is het Safety Team?

De drijvende krachten achter ons Safety Team? Dat zijn Filip, Tom en Leslie. Ze combineren hun job als lid van het Safety Team met een functie binnen sales, human resources of administratie.

Filip: head of safety

Naast zijn functie in sales, stuurt Filip als preventieadviseur ook het Safety Team aan. Hij geeft advies over alle aangelegenheden die betrekking hebben op het welzijnsbeleid. Daarnaast helpt Filip alle betrokken partijen (de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers) om de maatregelen, omschreven in de welzijnswet, toe te passen.

In samenwerking met de directie zet Filip de lijnen uit voor de beleidsverklaring ‘VGM’ (Veiligheid, Gezondheid en Milieu). Deze verklaring bevat zaken zoals het welzijnsbeleid, arbeidsongeschiktheid, het VCA-certificaat, het psychosociaal aspect binnen Solid Talent, de opleidingen, de werkplekfiches, de brandblusoefeningen….

Leslie: PBM, VCA en organisatietalent

Binnen het Safety Team is Leslie, preventieadviseur niveau 3, verantwoordelijk voor PBM’s (persoonlijke beschermingsmiddelen) zoals helmen en veiligheidsbrillen. Nieuwe PBM’s bestellen is namelijk niet zo vanzelfsprekend als het lijkt. Leslie kijkt in de eerste plaats naar het comfort en luistert naar de feedback van de consultants. Deze opmerkingen giet ze in een verslag zodat ze de aankoop van de nieuwe PBM’s met de directie kan overlopen.

Verder houdt Leslie zich, samen met collega Tom, ook bezig met het veiligheidshandboek, de leidraad voor een veilige werkomgeving. Leslie is ook verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met het VCA-certificaat. Ze organiseert de opleidingen, bereidt audits voor….

Tom: het administratieve brein

Tom stond dankzij de VCA-audits mee aan de wieg van het Safety Team. Tijdens deze audits controleert een externe auditor de veiligheid op het werk binnen Solid Talent. Volgens Tom had Solid Talent nood aan een proactief systeem om alle zaken omtrent veiligheid bij te houden en te organiseren zodat de audits vlotter zouden verlopen.

Tom: “In plaats van veiligheid op het werk als een verplicht nummer te zien, wilden we er écht mee bezig zijn.”

Daarom stelde Tom een softwareprogramma, VCA-diploma’s, lijsten van PBM’s… op om de zaken op orde te houden. Toen Solid Talent overschakelde naar VCA**, nam Leslie deze taken van hem over en kreeg Tom een meer ondersteunende rol.

Vandaag is Tom het administratieve brein binnen het Safety Team. Hij heeft oog voor detail, maakt verslagen, doet suggesties, houdt zich bezig met het veiligheidshandboek en met werkplekinspectie fiches. Tom focust daarbij vooral ook op welzijn op het werk. Onder de noemer ‘a great and happy workplace’ organiseert hij onder andere interne sessies rond well-being op het werk.

Wat zijn de taken van het Safety Team?

Het Safety Team speelt een belangrijke rol binnen Solid Talent. Om de veiligheid op het werk te verzekeren, zorgt het team voor structuur, orde en organisatie in het veiligheidsbeleid.

De taken van het Safety Team spelen zich af op verschillende niveaus binnen de hiërarchische lijn van Solid Talent. Elke afdeling (directie, accountmanagers en consultants) krijgt op een of andere manier te maken met het Safety Team.

Het Safety Team staat in voor:

  • de beleidsverklaring, het vijfjarenplan en het jaaractieplan
  • het schakelen binnen de hiërarchische lijn
  • de opvolging van consultants
  • veiligheidsthema’s en sensibilisering
  • alles wat met het VCA-certificaat te maken heeft
  • de opvolging en re-integratie van werknemers

Beleidsverklaring, vijfjarenplan, jaaractieplan

De wetgeving stelt dat bedrijven zoals Solid Talent een beleidsverklaring ‘Welzijn op het werk’ moeten vastleggen waarin staat dat Solid Talent:

  • proactief nagaat of er geen nieuwe risico’s aanwezig zijn;
  • bestaande risico’s actief opvolgt en hiervoor verbeteringen voorstelt;
  • en incidenten reactief analyseert.

Deze beleidsverklaring resulteert in een globaal preventieplan of vijfjarenplan met doelstellingen die op vijf jaar bereikt moeten worden. Deze doelstellingen worden elk jaar vertaald in een jaaractieplan.

Het Safety Team stelt deze documenten op in samenspraak met de directie en onderling bekijken ze elk jaar of de inhoud nog relevant is. Elke maand stelt het Safety Team ook een maandverslag op. In dat verslag worden het jaaractieplan, het globaal actieplan, agendapunten van medewerkers en klanten opgenomen en besproken met de directie.

Voor alle veiligheidsgerelateerde zaken op het werk stelt het Safety Team een budget en een strategie op en zet het de lijnen uit voor de volgende maand. Het team bekijkt ook het jaarverslag en gaat na of Solid Talent nog op schema zit.

Schakelen binnen de hiërarchische lijn

Een veilige werkomgeving is alleen mogelijk als alle leden van de hiërarchische lijn hun steentje bijdragen. Het Safety Team kijkt erop toe dat alle werknemers binnen Solid Talent het veiligheidsbeleid juist toepassen.

Naast het ondersteunen van de directie bij de beleidsverklaring, het budget, het maandverslag… houdt het Safety Team ook de vinger aan de pols bij alles wat met veiligheid op het werk te maken heeft voor de accountmanagers en de consultants.

Via werkplekinspecties rapporteren de accountmanagers over de veiligheid op het werk bij de klant. Het Safety Team neemt deze opmerkingen op in het maandverslag en geeft belangrijke zaken door aan de directie. Zo kunnen we samen met de klant mogelijke oplossingen voorzien.

Wanneer een consultant bijvoorbeeld aangeeft dat de veiligheidsvoorschriften niet altijd worden opgevolgd door de klant, kan hij dit melden aan de accountmanager. De accountmanager geeft de boodschap door aan het Safety Team.

Het Safety Team brengt het probleem ter sprake tijdens de maandelijkse meeting met de directie zodat ze samen naar een oplossing kunnen zoeken. De accountmanagers (of leden van de hiërarchische lijn die in rechtstreeks contact staan met die klant) nemen indien nodig contact op met de klant om samen het probleem op te lossen.

Opvolging van consultants

Veiligheid op het werk speelt zich in de eerste plaats af op de werkvloer. Het Safety Team volgt de stand van zaken op bij de consultants. Concreet bekijkt het team elke maand (in samenwerking met de hiërarchische lijn) of er voor de medewerkers nog iets moet gebeuren: diploma’s of opleidingen, medische onderzoeken, oplijsting van risico’s, PBM’s…

Zodra iedereen op de hoogte is, gaat het Safety Team aan de slag. Het team bekijkt de agenda’s en organiseert opleidingen, examens, medische onderzoeken en vraagt risicofiches op bij de klant.

Voor de aankoop van PBM’s, zoals onder andere veiligheidshelmen, werkt het Safety Team volgens een bepaalde strategie. Eerst onderzoeken de veiligheidsspecialisten welke helmen de beste van de markt zijn. Het team kijkt altijd of het product voldoet aan de eisen om de consultants te beschermen tegen risico’s die hun veiligheid of gezondheid op het werk kunnen bedreigen wanneer ze het product dragen of vasthouden.

Wanneer het Safety Team overtuigd is, bestelt Solid enkele testmodellen die we laten uittesten door de consultants. Op basis van hun feedback kunnen we met zekerheid de nieuwe veiligheidshelmen aankopen.

Veiligheidsthema’s en sensibilisering

Om een veilige werkomgeving te garanderen, zet het Safety Team elk jaar een centraal thema in de kijker. In 2019 werken we bijvoorbeeld rond gehoorschade en -bescherming.

We gaven de werknemers een gehoorset die ze voor het werk én privé mochten gebruiken. Omdat het Safety Team deze actie zo goed gepromoot heeft, samen met de accountmanagers, was het een groot succes!

Ook via de toolboxen probeert het Safety Team medewerkers te sensibiliseren. Zo focussen we binnen Solid Talent op snelheid in het verkeer in functie van ongevallen tussen de woonplaats en het werk. Wanneer er te veel verkeersovertredingen binnenkomen, proberen we tijdens een gesprek met de chauffeur in kwestie te achterhalen wat de oorzaak is en bieden wij, indien nodig, een cursus defensief rijden of timemanagement aan.

Via de bewustwordingsprogramma’s tracht het Safety Team om de veiligheid op het werk te versterken. Daarbij vermijden we het woord ‘moeten’ zoveel mogelijk en motiveren we medewerkers om zelf na te denken over veiligheid. Zo vroegen we onze consultants om te brainstormen over een veiligheidslogo met bijhorende slogan.

Veiligheid Checklist Aannemers (VCA)

Een van de eerste (en meteen ook de belangrijkste) taken van het Safety Team was de voorbereiding van de audit om over te schakelen van VCA* (eerste niveau) naar VCA** (tweede niveau).

Het VCA**-systeem (Veiligheid Checklist Aannemers) beschermt aannemers en consultants bij het uitvoeren van risicovolle activiteiten in de industriële sector. Het certificaat toont aan dat Solid Talent de veiligheidsvoorschriften respecteert en dat we de nodige preventiemaatregelen ondernemen om een veilige werkomgeving te verzekeren.

Het Safety Team heeft anderhalve maand hard doorgewerkt en behaalde het nieuwe certificaat op 11 april 2019.

Opvolging en re-integratie van werknemers

Je zou het misschien niet meteen verwachten, maar onder veiligheid op het werk hoort ook de opvolging en re-integratie van werknemers. Solid Talent heeft er namelijk alle belang bij om proactief afwezigheid door langdurige ziekte op te sporen bij medewerkers.

Om te vermijden dat mensen wegvallen en langdurig afwezig zijn, is welzijn op het werk één van de taken van het Safety Team. Aan de hand van interne sessies brengt het team ‘well-being’ op het werk onder de aandacht.

Solid Talent werkt ook met vertrouwenspersonen binnen het bedrijf zodat consultants altijd met hun problemen bij iemand terechtkunnen. Zo kunnen zorgwekkende situaties proactief bekeken worden.

Indien werknemers toch langdurig afwezig zijn, ondersteunt het Safety Team hen bij de re-integratie naar de werkvloer. Een nieuwe start gaat immers veel vlotter met een duwtje in de rug.

Het Safety Team tijdens de coronacrisis

Het Safety Team werkt continu aan een veilige werkomgeving binnen Solid Talent. Naast hun dagdagelijkse taken, moet het team in noodsituaties snel kunnen schakelen. Zo leidde het Safety Team Solid Talent door de recente coronacrisis.

Vlak na de uitbraak van het coronavirus in Nederland & België maakte het Safety Team een inventaris op van alle medewerkers die recent risicogebieden in het buitenland hadden bezocht. Zo kregen we een duidelijk beeld van het aantal besmette werknemers. Daarna ging het Safety Team aan de slag met toolboxen om medewerkers en consultants te sensibiliseren.

Om de veiligheid op de werkvloer te garanderen, was uiteindelijk een volledige sluiting van onze kantoren onvermijdelijk. Het Safety Team onderzocht mee hoe we thuiswerk konden faciliteren en schakelde de IT-dienst in om extra laptops te voorzien. Zo konden we Solid Talent ook tijdens de lockdown up and running houden.

En ook tijdens de quarantaine heeft het Safety Team niet stilgezeten. Vlak na de sluiting bekeek het team al hoe we onze kantoren veilig terug zouden kunnen openen, zodra de maatregelen dit zouden toelaten. Hiervoor zochten Filip, Tom en Leslie informatie op over psychosociaal welzijn in tijden van crisis, maatregelen rond handhygiëne, hoesten en niezen, handen wassen, gebruik van mondmaskers, …

Vervolgens ging het Safety Team aan de slag voor de heropstart. Ze bereidden onze Solid corona pakketjes (met mondmasker, handgel en handschoenen) voor onze consultants voor, zodat enkele helpende handen ze makkelijk konden samenstellen.

Daarnaast stippelden ze ‘het nieuwe dagdagelijkse leven op kantoor’ uit, op basis van de safety corona guidelines. Denk bijvoorbeeld aan de beweeglijnen en wandelrichtingen op kantoor. Het Safety Team zocht uit hoe ruimtes als vergaderzalen, gemeenschappelijke werkplekken en lunchruimtes zo optimaal én veilig mogelijk gebruikt konden worden. Daardoor werken we nu in een roulatiesysteem van 6 personen per dag op kantoor.

Het kantoor werd op verschillende plekken voorzien van automatische handgeldispensers, ontsmettingssprays, tissues, pedaalemmers en rubberen handschoenen. En uiteraard passen we ook social distancing toe en houden we steeds 1,5 meter afstand.

De coronacrisis was een heftige periode voor Solid Talent, maar we hebben wel ondervonden dat het Safety Team wérkt. En hoe! Onze experts hebben tijdig de juiste beslissingen genomen, opzoekwerk verricht en de nodige voorbereidingen getroffen. Zo hebben ze Solid Talent perfect door deze quarantaineperiode geloodst en kijken we nu uit naar een mooie, nieuwe toekomst.

Toekomst

Het Safety Team van Solid Talent bestaat al meerdere jaren en heeft grootse ambities. Het team is namelijk zo succesvol dat ze ook andere bedrijven en in het bijzonder hun klanten willen ondersteunen op vlak van veiligheid, welzijn & milieu.

Het Safety Team merkt namelijk op dat heel wat bedrijven last hebben van ‘tunnelvisie’ wanneer het gaat over veiligheid op het werk. Aangezien Solid Talent bij heel wat spelers in verschillende markten aanwezig is, wil het Safety Team op termijn ook de rol van consultant inzake veiligheid opnemen voor deze partijen.

Kies jij ook voor veiligheid op het werk?

Vind jij een veilige werkomgeving ook belangrijk? Dan pas je zeker binnen de bedrijfscultuur van Solid Talent. Aarzel niet om ons te contacteren voor een eerste gesprek en neem alvast een kijkje tussen onze vacatures.

[BEKIJK ONZE VACATURES]